Как установить режим коммерческой тайны?

Цель нашей компании - юридическая защита конфиденциальности информации наших клиентов.

Менеджеры компании с радостью ответят на ваши вопросы и произведут расчет стоимости услуг и подготовят индивидуальное коммерческое предложение.
Задать вопрос
6 Апреля 2017

Установление режима «коммерческой тайны» весьма простой и понятный процесс. Для начала необходимо определить перечень информации, составляющей коммерческую тайну. И здесь очень многие представители бизнеса, руководители компаний совершают одну и ту же ошибку: они пытаются отнести к коммерческой тайне очень большой перечень информации.

Безусловно, в процессе осуществления коммерческой деятельности различные показатели управленческого учета, результаты маркетинговых исследований, клиентская база, условия договоров с поставщиками и другие сведения представляют определенную ценность. И каждый из руководителей, кто задумывается над защитой бизнеса, над снижением рисков, в этом аспекте пытается снизить их по максимуму. Но составив большой перечень информации, предприниматель забывает чаще всего этом, что ему необходимо будет предпринять определенные действия по охране их конфиденциальности.

Директор компании, утверждая этот перечень, наивно полагает, что с этого момента эта информация обретет законную охрану, однако это не так. Перечень информации должен включать наиболее важные и самые рисковые аспекты. Та информация, которая наиболее ценна для компании, именно она и только она, на этапе установления режима должна отражаться в этом перечне. Если ваш бизнес потерпит крах от того что эта информация окажется в руках конкурентов – это именно то что вам нужно. Если ваш менеджер, уйдя, возьмет клиентскую базу, откроет собственную компанию или перейдёт к конкурентам, оттянув у вас львиную долю выручки это именно то, что вам нужно. Технологии, которые вы ещё не запатентовали, но на которых будет основан ваш бизнес.

Поэтому мы рекомендуем при установлении режима коммерческой тайны перечень такой информации сделать минимальным по той простой причине, что на каждый материальный носитель, содержащий такую информацию, необходимо будет нанести гриф «Коммерческая тайна». Здесь мы обращаем внимание на тот важный аспект, что это не просто гриф с надписью «Коммерческая тайна». На этом грифе, в соответствии с Федеральным законом, указывается фирменное наименование юридического лица и его место нахождения либо наименование индивидуального предпринимателя и его место нахождения.

Как часто вы сталкивались с такими грифами? Достаточно редко. Нужно понимать, что установление режима – это изменение культуры поведения с документами, с информацией и вы должны предпринимать реальные организационные меры, меры технического характера для того чтобы предотвратить сам факт разглашения информации и несанкционированного доступа к ней. Чем меньше будет перечень, тем проще вам будет установить режим, получить законную охрану конфиденциальности этой информации, получить возможность компенсации ущерба, который возможно нанесут вам лица, получившие на законном основании доступ к этой информации, но разгласившею её без вашего согласия.

Федеральный закон «О коммерческой тайне» даёт закрытый перечень информации, которая не может быть отнесена к информации составляющая коммерческую тайну. То есть законодатель нам изначально объявил, это информация не может являться коммерческой тайной все остальное может и в этом отношении широка свобода действий. Но нужно всё-таки исходить из реальной ценности информации отражённой в перечне.

После определения перечня информации, необходимо определить какие организационные меры будут приняты в организации для обеспечения ее конфиденциальности. Отражение этих мер производиться в положении « О коммерческой тайне».

Положение «О коммерческой тайне» может быть как типовым, так и индивидуально разработанным, то есть доработанным с учетом специфики каждой конкретной организации. Но мы настоятельно рекомендуем вам отразить в нем реальный порядок с одной стороны установления грифов «коммерческая тайна», обращение с информацией, с другой стороны должны быть отражены механизмы контроля обеспечения конфиденциальности, те меры охраны конфиденциальности, которые компания предпринимает, отражены меры ответственности за разглашение информации.

Приняв решение о том, как и какие меры, будет осуществлять компания по охране конфиденциальности необходимо подготовить типовые изменения к трудовым договорам с сотрудниками, к должностным инструкциям. Необходимо взять письменное обязательство с каждого работника, а также расписку об ознакомлении с перечнем информации составляющую коммерческую тайну и с мерами ответственности за нарушение режима коммерческой тайны.

Утверждение документов осуществляется приказом директора организации. Под роспись с этим приказом знакомятся сотрудники. В этом отношении это стандартная процедура, как процедура ознакомления с любым иным приказом руководителя. Но именно наличие обязательства и наличие расписки об ознакомления с перечнем информации отличает процесс установления коммерческой тайны от принятия иного локального нормативного акта в компании.

Важно, чтобы должностная инструкция содержала обязанность по охране конфиденциальности информации и ответственность за разглашение информации составляющую коммерческую тайну, как трудовой договор с сотрудником. Важно, чтобы трудовой договор не содержал положений, которые чаще всего допускают руководители компании и о которых мы упоминали ранее. Например, не разглашать информации, составляющую коммерческую тайну, в течение года с момента расторжения трудового договора. Год, два или десять не важно. Если вы уж там хотите включить этот аспект, то включайте его в строгом соответствием с Федеральным законом, а именно: «не разглашать эту информацию, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях в течение всего срока действия режима коммерческой тайны, в том числе после прекращения действия трудового договора». Вам сложно сейчас оценить, насколько ценна будет информация через год, но вполне возможно, что ценность одной информации будет сведена к нулю, а ценность другой информации наоборот будет увеличивать год от года.

К примеру, это секрет производства. Всем приводили и приводят классический пример в этом аспекте – это рецепт известного напитка «Coca-Cola». Срок патентной охраны и вообще невозможность получения патентной охраны или легкость обхода того или иного патента широко известны. Но оформив вместо патента это как секрет производства и установив в отношении этого секрета производства режима коммерческой тайны вы без ограничения срока действия получаете правовую охрану.

Государство своей силой обеспечивает наказание для тех лиц, которые разгласили информацию, составляющую вашу коммерческую тайну и нанесли вам ущерб. Безусловно, одним принятием локальных нормативных актов в компании, имеющей сотрудников и нацеленной на реальное эффективное использование этого режима дело не обходиться. Необходимо не только подписать необходимые документы с персоналом, но и провести обучение, внедрить определенную культуру работы с информацией и контролировать работу режима коммерческой тайны.

В этом отношении лучше поручить исполнение этих обязанностей внешней сторонней компании, которая независимо будет осуществлять внешний аудит и контроль. У этой внешней компании не будет социальных и личных связей с сотрудниками вашей компании, которые периодически и неизбежно возникают внутри любого коллектива. Сотрудники этой внешней компании будут беспристрастно выявлять и сообщать о случаях нарушения режима и предлагать меры направленные на недопущение таких ситуаций в будущем и неважно как это повлияет на карьерный рост того или иного сотрудника, на получение той или иной премии и так далее.

Это очень важный аспект: установление режима и его поддержание. Но раз уж вы читаете эту статью, раз уж вы заинтересованы в снижении рисков для бизнеса, мы рекомендуем устанавливать режим коммерческой тайны правильно, а для этого нужно как минимум в качестве основы иметь грамотно разработанные юридические документы, внедренные в большом количестве организации и учитывающие специфику вашей деятельности. Режим коммерческой тайны должен помогать бизнесу снижать риски не препятствуя при этом нормальной деятельности компании.

© 2017 ИП Лысенко Евгений Александрович. ИНН 741855247901.

Заказать услугу
Документы разработаны с учетом многолетней юридической практики в данной сфере.
Вернуться к списку